Klik hier om deze nieuwsbrief in PDF te downloaden.
Tijdens ons seminar vorig jaar hebben wij onder andere gesproken over de gewijzigde regels van de verplichte scholing en de (on)mogelijkheden om studiekostenbedingen overeen te komen met een werknemer. Inmiddels zijn de eerste uitspraken over deze nieuwe wetgeving verschenen. Die geven iets meer duidelijkheid wanneer een studiekostenbeding overeengekomen mag worden. In deze nieuwsbrief geven wij aan de hand van deze uitspraken een praktisch overzicht van de regels die gelden voor het opnemen van studiekostenbedingen.
We bespreken dat aan de hand van de volgende onderdelen:
- het studiekostenbeding;
- voorwaarden voor een goed studiekostenbeding;
- wettelijke scholingsplicht;
- kosteloze scholingsplicht;
- uitzonderingen op kosteloze scholing;
- recente rechtspraak;
- tips & tricks.
1. Het studiekostenbeding
Als een werknemer een cursus moet doen van een dag(deel) wordt in de regel geen terugbetalingsverplichting overeengekomen. Maar bij cursussen of opleidingen die wat meer omvang hebben, en dus ook (vaak) wat kostbaarder zijn, komt het regelmatig voor dat tussen werkgever en werknemer afspraken worden gemaakt over het terugbetalen van de studiekosten als de werknemer binnen een korte termijn na afronding van die opleiding bij de werkgever weggaat. Deze afspraken over de terugbetalingsverplichting in een overeenkomst worden een studiekostenbeding genoemd.
2. Voorwaarden voor een goed studiekostenbeding
Er zijn geen wettelijke eisen aan een studiekostenbeding. Een dergelijk beding kan in een arbeidsovereenkomst, CAO, handboek of losse (studie)overeenkomst worden opgenomen.
De rechtspraak geeft een drietal uitgangspunten waar een studiekostenbeding aan moet voldoen. Het beding zal in ieder geval duidelijkheid moeten geven over:
- hoe lang er een terugbetalingsverplichting is;
- wat er moet worden terugbetaald;
- een glijdende schaal voor de hoogte van terugbetaling.
Deze regels worden in de rechtspraak structureel toegepast in situaties waarbij loon over opleidingsdagen wordt teruggevorderd, alsook situaties waarbij ‘alleen’ opleidingskosten worden teruggevorderd.
Het is dus belangrijk dat de terugbetalingsverplichting in tijd beperkt is én dat de terugbetalingsverplichting na verloop van tijd minder wordt. Uit de rechtspraak blijken nog enkele aanvullende aandachtspunten:
- het moet duidelijk zijn dat een terugbetalingsverplichting van toepassing is op een bepaalde opleiding;
- het studiekostenbeding moet voldoende duidelijk zijn over wanneer er wel of geen terugbetalingsverplichting geldt;
- het studiekostenbeding moet duidelijk zijn over welke kosten (het daadwerkelijke bedrag, of duidelijke berekeningswijze), moeten worden terugbetaald;
- het moet duidelijk zijn dat de werknemer heeft ingestemd met de terugbetalingsverplichting en zich bewust is van de (financiële) consequenties;
- de terugbetalingsverplichting kan niet ‘zomaar’ van toepassing worden verklaard als de werknemer al bezig is met de opleiding (of de opleiding al heeft afgerond).
Belangrijk punt van aandacht is dat, als een werknemer een bepaalde opleiding gaat volgen, altijd duidelijk en schriftelijk met elkaar afgesproken moet zijn dat voor die specifieke opleiding een terugbetalingsverplichting geldt, óók als er in de arbeidsovereenkomst of een personeelshandboek een algemeen studiekostenbeding is opgenomen. In die situaties is het te adviseren om alsnog schriftelijk (bijvoorbeeld in een brief of e-mail) duidelijk aan te geven dat de werknemer de opleiding op kosten van de werkgever mag volgen, maar dat dan wel een terugbetalingsverplichting geldt waarbij dan wordt verwezen naar het beding in de arbeidsovereenkomst of het handboek.
3. Wettelijke scholingsplicht
Sinds 2015 zijn werkgevers in sommige situaties wettelijk verplicht om bepaalde scholing aan te bieden aan werknemers. Deze verplichting geldt indien de scholing:
- noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie; of
- noodzakelijk is bij voorzetting van de arbeidsovereenkomst bij verval van de (oorspronkelijke) functie; of
- noodzakelijk is bij voortzetting van de arbeidsovereenkomst indien de werknemer de (oorspronkelijke) functie niet meer kan vervullen.
Een voorbeeld van situatie 1: advocaten of accountants die jaarlijks een aantal opleidingspunten moeten halen. Van situatie 1 kan ook sprake zijn als er bepaalde certificaten periodiek gehaald/vernieuwd moeten worden om een bepaalde kwalificatie te behouden (bijvoorbeeld VCA-certificaat of code 95).
Een voorbeeld van situatie 2: een werknemer wordt boventallig bij een reorganisatie, maar binnen de organisatie is er wel een andere (passende) functie die de werknemer zou kunnen vervullen als de werknemer een bepaalde opleiding volgt.
Een voorbeeld van situatie 3: een werknemer is als gevolg van arbeidsongeschiktheid niet langer geschikt voor het uitoefenen van de eigen functie, maar binnen de organisatie is wel een andere functie beschikbaar die de werknemer kan doen na het volgen van een opleiding.
Belangrijk is dat de opleiding/scholing noodzakelijk moet zijn. Er moet dus sprake zijn van een ‘must have’ en niet een ‘nice to have’. Als het wenselijk is dat een werknemer een bepaalde opleiding volgt, maar dit niet direct noodzakelijk is, is er geen wettelijke scholingsverplichting.
Voor de situaties 2 en 3 geldt de kanttekening dat redelijkerwijs van de werkgever moet kunnen worden verlangd dat de scholing wordt verzorgd. Zo kan van een grote multinational een verdergaande verplichting worden verlangd dan van een kleine werkgever met slechts enkele werknemers.
4. Kosteloze scholingsplicht
Met ingang van 1 augustus 2022 zijn er extra voorwaarden van toepassing op verplichte scholing als gevolg van de implementatie van een Europese richtlijn.
Op het moment dat een werkgever op grond van de wet of CAO verplicht is om scholing te verstrekken voor het werk waarvoor de werknemer is aangenomen, geldt dat:
- de scholing kosteloos moet zijn;
- de scholingstijd kwalificeert als arbeidstijd; én
- de scholing zo veel als mogelijk onder werktijd moet plaatsvinden.
Dat scholingstijd geldt als arbeidstijd, betekent niet dat een werknemer ook recht heeft op loon als de werknemer de scholing bijvoorbeeld op de parttime dag volgt. Dit kan alleen anders worden als de gemiddelde arbeidstijd van de werknemer, samen met de opleidingstijd, in verhouding tot het loon ineens zo toeneemt, dat het loon dat de werknemer ontvangt tegenover de totale arbeidstijd hierdoor onder het minimumloon zou komen. In andere gevallen is het feit dat opleidingstijd geldt als arbeidstijd alleen van belang voor de toepassing van de Arbeidstijdenwet (dit kan dus wel van invloed zijn op werk- en rusttijden).
Op het moment dat er sprake is van een ‘wettelijke scholingsplicht’ (zoals hierboven aangegeven), dan geldt automatisch ook dat die scholing kosteloos moet zijn. Alle scholing die noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie, moet dus kosteloos worden aangeboden door de werkgever. Kosteloze scholing betekent dat ook geen studiekostenbeding overeen mag worden gekomen en studiekosten ook niet verrekend mogen worden met bijvoorbeeld een eindafrekening.
5. Uitzonderingen op de kosteloze scholing
De drie verplichtingen bij de kosteloze scholingsplicht zoals hiervoor omschreven gelden niet voor:
- het verkrijgen van een diploma of certificaat waarover de werknemer al bij aanvang moest beschikken; of
- voor het verkrijgen, vernieuwen of behouden van bepaalde beroepskwalificaties van beroepen opgenomen in de lijst met gereglementeerde beroepen.
Deze uitzonderingen staan niet in de wet of de tekst van de Europese richtlijn, maar komen voort uit de toelichting op de wet en richtlijn. Deze uitzonderingen roepen de nodige vragen op omdat de motivering van deze uitzonderingen zeer gebrekkig is. Het is dan ook de vraag wat de exacte mogelijkheden zullen zijn van de uitzonderingen. Inmiddels zijn wel de eerste gerechtelijke uitspraken verschenen die enige (voorzichtige) richting lijken te geven.
Ten aanzien van de eerste uitzondering heeft de wetgever in reactie op een vraag over lesbevoegdheid van een docent aangegeven dat die lesbevoegdheid al nodig is voorafgaand aan het uitoefenen van de functie van docent, waardoor er geen verplichting zou zijn tot het kosteloos verzorgen van deze scholing. Hier schuilt wel enige logica in, omdat je zonder die opleiding niet geschikt zou zijn voor de functie en dan ook niet in de functie zou worden aangenomen. Het is dan ook geen scholing die de werkgever verplicht moet aanbieden om de functie uit te oefenen, maar het is scholing die nodig is om de functie aan te gaan. Gezien de zeer gebrekkige onderbouwing van deze uitzondering, zal de tijd moeten leren hoe ruim, of beperkt, deze uitzondering toegepast kan worden. Voor nu lijkt het onderscheid te zitten in iemand geschikt maken voor de functie en geschikt houden voor de functie. Dit schuurt wel met de punten 2 en 3 zoals die hiervoor bij ‘wettelijke scholingsplicht’ zijn genoemd. Van geval tot geval zal gekeken moeten worden of een beroep de uitzondering verdedigbaar is.
Voor de tweede uitzondering is in de toelichting van de richtlijn verwezen naar een andere richtlijn: de richtlijn gereglementeerde beroepen. Het is aan de individuele lidstaten om te bepalen wat onder de gereglementeerde beroepen valt. In de wetgeschiedenis bij de ‘kosteloze scholingsplicht’ wordt verwezen naar de ‘Regeling vaststelling lijst gereglementeerde beroepen’. Dit is echter een beperkte lijst en ziet slechts op de beroepen waarvan de minister van Economische Zaken en Klimaat in verband met de volksgezondheid of de openbare veiligheid de beroepskwalificaties kan controleren (korte lijst: https://wetten.overheid.nl/BWBR0023396/2021-01-01). In Nederland kwalificeren veel meer beroepen als gereglementeerd beroep. De volledige lijst van gereglementeerde beroepen is aanzienlijk langer (lange lijst: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/dossier/kst-31059-10-b1.pdf). Gereglementeerde beroepen zijn allemaal beroepen waarbij ‘vlieguren’ gemaakt moeten worden voordat de beroepskwalificatie kan worden verkregen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan artsen of advocaten. Omdat de beroepskwalificaties onlosmakelijk verbonden zijn met het maken van vlieguren en daarmee afhankelijk zijn van een investering in tijd en geld van een werkgever die als opleider wil optreden, is het aannemelijk te veronderstellen dat uitgegaan moet worden van de lange lijst, maar als gezegd heeft de wetgever verwezen naar de korte lijst. In de eerste plaats is het dus al niet duidelijk voor welke beroepen deze uitzondering precies zou gelden.
Naast dat het niet duidelijk is van welke lijst uitgegaan moet worden, is het ook de vraag of de ‘gereglementeerde beroepen uitzondering’ in Nederland mogelijk is. In de Europese richtlijn wordt de uitzondering namelijk als volgt benoemd: “Deze verplichting heeft geen betrekking op beroepsopleidingen of opleidingen die werknemers verplicht moeten volgen voor het verkrijgen, behouden of vernieuwen van een beroepskwalificatie, zolang de werkgever niet verplicht is deze aan te bieden aan de werknemer op grond van het Unierecht of het nationale recht of een collectieve overeenkomst.” Omdat in Nederland sinds 2015 de verplichting bestaat om scholing aan te bieden die noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie, lijkt de ‘gereglementeerde beroepen uitzondering’ in Nederland niet van toepassing te zijn. In een recente uitspraak (zie hierna) heeft een kantonrechter deze ‘gereglementeerde beroepen uitzondering’’ echter wel toegepast, zonder in te gaan op de in 2015 ingevoerde wettelijk verplichte scholing. Totdat een hogere instantie anders beslist, lijkt deze uitzondering nu dus wel toegepast te kunnen worden.
6. Recente rechtspraak
Recent zijn er twee zaken gepubliceerd waar de rechter zich moest buigen over de vraag of een werknemer verplicht was om de studiekosten terug te betalen.
De eerste zaak ging over een werknemer van een accountantskantoor die de opleiding tot registeraccountant had gevolgd. Helaas is in die zaak, door anonimisering, niet terug te lezen voor welke functie de werknemer was aangenomen. Wel volgt uit de uitspraak dat de werknemer zelf heeft gevraagd om de opleiding te mogen volgen. De werknemer had bepleit dat de opleiding tot registeraccountant ook voor de werkgever wenselijk was gezien de werkzaamheden van werknemer. De rechter heeft echter geoordeeld dat in die zaak geen sprake was scholing die noodzakelijk was voor de functie waarvoor de werknemer was aangenomen. De werknemer was dus verplicht om de studiekosten na het einde van zijn arbeidsovereenkomst terug te betalen.
Een tweede zaak zag op de hiervoor genoemde ‘gereglementeerde beroepen uitzondering’. Een werknemer was als ANIOS (Arts niet in opleiding) in dienst bij een arbodienst. De werknemer ging de specialisatie tot Arboarts volgen op kosten van de werkgever. Nadat de werknemer uit dienst ging, kwam de vraag op of de werknemer aan het studiekostenbeding kon worden gehouden. De rechter oordeelde dat de opleiding voor kwam op de lijst met gereglementeerde beroepen (de korte lijst). Daarom was er volgens de rechter sprake van een uitgezonderde opleiding waardoor de verplichting tot kosteloze scholing niet gold. De werknemer moest de studiekosten dus terugbetalen. Kritische kanttekening hierbij is wel of iemand die wordt aangenomen om Arboarts te worden en dan die opleiding gaat volgen niet onder de ‘wettelijk verplichte’ scholing geschaard kan worden, waardoor wellicht ‘gereglementeerde beroepen uitzondering’ niet meer opgaat. Of is hier dan wellicht sprake van een opleiding die voorafgaand aan de functie benodigd is?
7. Tips & tricks
Ook uit recente rechtspraak volgt dat een studiekostenbeding nog altijd mogelijk is. De studies waarvoor een studiekostenbeding overeen kan worden gekomen is sinds 1 augustus 2022 wel aanzienlijk beperkt. Er bestaan uitzonderingen, maar in recente rechtspraak worden de vragen rondom die uitzonderingen niet (helemaal) beantwoord. Schematisch ziet het huidige kader er als volgt uit:
Uiteraard zal altijd van opleiding tot opleiding bekeken moeten worden of een studiekostenbeding mogelijk is. Daarnaast is het van belang om bij een beroep op een van de twee uitzonderingen zorgvuldig te kijken of de uitzondering echt van toepassing is. Uiteraard helpen wij u daar graag bij.
Op het moment dat een studiekostenbeding overeengekomen mag worden, hanteer dan voorafgaand aan het starten van de opleiding door de werknemer in ieder geval de volgende checklist:
Ο Is opgenomen hoe lang er een mogelijk terugbetalingsverplichting geldt?
Ο Is duidelijk welke (soort) kosten terugbetaald moeten worden?
Ο Is er een geleidelijke afbouw over tijd van de terug te betalen kosten?
Ο Is de terugbetalingsregeling expliciet van toepassing verklaard op de specifieke opleiding?
Ο Is ondubbelzinnig duidelijk wanneer wel en wanneer niet terugbetaald moet worden?
Ο Is duidelijk hoe de terug te betalen kosten worden berekend?
Ο Heeft de werknemer ingestemd met de terugbetalingsregeling voor deze specifieke opleiding en is de werknemer zich
bewust van de consequenties?
Ο Is de afspraak tot terugbetaling gemaakt voorafgaand aan het starten van de opleiding?
Tot slot
Heeft u naar aanleiding van deze nieuwsbrief nog vragen en/of heeft u hulp nodig bij het aanpassen of opstellen van een studieovereenkomst of uw personeelshandboek neem dan gerust contact op met een van onze arbeidsrechtspecialisten.
HerikVerhulst N.V.
Sectie Arbeidsrecht:
Arjen Kampherbeek | Helma van Dijk | Erick Hagendoorn |
Laura Smit | Delano Bosman |
Deze publicatie heeft slechts ten doel algemene informatie te verschaffen omtrent de daarin opgenomen onderwerpen en vormt geen juridisch advies in een concrete zaak. Deze publicatie is met zorgvuldigheid samengesteld, maar HerikVerhulst N.V. aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de inhoud van deze publicatie. Aansprakelijkheid kan uitsluitend worden aanvaard voor concrete op verzoek uitgebrachte juridische adviezen.