Klik hier om deze nieuwsbrief in PDF te downloaden.

Inleiding – Personeelsbeleid

Vorige week hebben wij u in onze nieuwsbrief geïnformeerd over het Wetsvoorstel transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden en hebben wij geadviseerd over het actueel houden van de arbeidsovereenkomst. In deze nieuwsbrief staat een zorgvuldig personeelsbeleid centraal. Het voeren van een zorgvuldig personeelsbeleid is vanwege meerdere redenen van groot belang. U heeft daar een wettelijke verplichting toe en in sommige gevallen kunnen er sancties worden opgelegd als u dat niet heeft gedaan. Daarnaast heeft u daardoor meer grip op de organisatie. Het helpt u bijvoorbeeld om een veilige werkomgeving te realiseren voor uw werknemers, het kan u helpen om financiële tegenvallers te voorkomen, het draagt bij aan het binden van werknemers en het maakt het ook eenvoudiger om afscheid te nemen van personeel dat niet naar verwachting functioneert.

Een zorgvuldig personeelsbeleid omvat de gehele levenscyclus van de arbeidsrelatie. Werving, selectie en onboarding, uitvoering van de arbeidsovereenkomst, beëindiging van de arbeidsrelatie en alles wat daar mee te maken heeft. Elke stap heeft eigen aandachtspunten, maar deze nieuwsbrief leent zich niet om alle onderdelen in detail te bespreken. In deze laatste bijdrage behandelen wij daarom ‘slechts’ onderwerpen die niet mogen ontbreken binnen uw personeelsbeleid en die de afgelopen tijd in de arbeidsrechtelijke spotlight hebben gestaan.

De volgende onderwerpen staan daarbij centraal:

1. protocol ongewenst (grensoverschrijdend) gedrag op de werkvloer;
2. thuiswerkbeleid;
3. Alcohol, Medicijnen, Drugs (ADM)-beleid;
4. beoordelingscyclus;
5. vakantiebeleid;
6. de inhoud van het personeelsdossier – dossierbeheer

1.    Protocol ongewenst (grensoverschrijdend) gedrag op de werkvloer

In nieuwsbrief II bespraken we dat grensoverschrijdend gedrag een verzamelterm is voor alle vormen van gedrag waarbij de ene persoon de grenzen van een andere persoon niet respecteert. Denk aan pesterijen, agressie, discriminatie, seksuele intimidatie of andere ongewenste omgangsvormen.

Grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer is een actueel en veelbesproken onderwerp, ook in de media. Als werkgever is het belangrijk om te voorkomen dat grensoverschrijdend gedrag binnen uw bedrijf plaatsvindt. Als werkgever bent u verplicht te zorgen voor een veilige werkomgeving voor uw personeel. Dit betekent onder andere dat u de verplichting heeft om op grond van de Arbowet werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Als een werknemer zich geïntimideerd voelt, wat hiervan ook de reden is, en niet terecht kan met zijn of haar verhaal en er ook geen preventiebeleid aanwezig is, is de kans groot dat er wordt geoordeeld dat u als werkgever niet heeft gezorgd voor een veilige werkplek.

1.1  Inhoud gedragsprotocol

Om deze bescherming te garanderen, dient u een duidelijk beleid op te stellen én dat te handhaven, zodat werknemers exact weten welk gedrag van hen wordt verwacht en welk gedrag wordt bestraft. Daarnaast is het verstandig om een heldere klachtenprocedure te hebben met concrete termijnen, zodat duidelijk is waar, wanneer en hoe een klacht moet worden gemeld. Tot slot is het van belang om kenbaar te maken welke sancties er staan op overtreding van het gedragsprotocol. Wij denken natuurlijk graag met u mee bij het opstellen van een dergelijk protocol.

1.2  Vertrouwenspersoon

Naast het opstellen en handhaven van een duidelijk beleid is het raadzaam om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Een vertrouwenspersoon kan een belangrijke rol spelen in het beleid tegen grensoverschrijdend gedrag. Indien een vertrouwenspersoon is aangesteld, zullen werknemers eerder geneigd zijn een melding te doen van grensoverschrijdend gedrag. Om de drempel te verkleinen, kunt u ook overwegen om een externe vertrouwenspersoon in te schakelen, die buiten de organisatie staat. Dat heeft ook als voordeel dat de onafhankelijkheid van de vertrouwenspersoon niet ter discussie staat.

Hoewel het op dit moment wettelijk nog niet verplicht is om een vertrouwenspersoon aan te stellen, is er een wetsvoorstel ingediend om iedere werknemer een wettelijk recht op toegang tot een vertrouwenspersoon te geven. Als het wetsvoorstel doorgang vindt, zijn alle werkgevers verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen.

1.3  Informeren werknemers

Het creëren van een veilige bedrijfscultuur en werksfeer is cruciaal om ervoor te zorgen dat werknemers geen grensoverschrijdend gedrag vertonen of, wanneer werknemers dit gedrag wel ervaren, het durven aan te kaarten. Het is noodzakelijk om werknemers regelmatig over het beleid te informeren en aan te geven waar zij zich in geval van grensoverschrijdend gedrag kunnen melden. Ook is het van belang toezicht te houden. Dit kan onder andere door vertrouwelijk in functioneringsgesprekken te inventariseren of werknemers zich veilig voelen in de organisatie. Zorg er als werkgever daarom voor dat dit een vast onderdeel wordt van het functioneringsgesprek. Daarnaast kunt u overwegen een anoniem meldpunt in te stellen.

1.4  Een melding, en dan?

Bij een melding van grensoverschrijdend gedrag, dient u er voor te zorgen dat er een zorgvuldig en objectief feitenonderzoek plaatsvindt. Daartoe kan een extern bureau worden ingeschakeld om de objectiviteit te waarborgen. Daarnaast is het van belang om ook de rechten van de beschuldigde werknemer niet uit het oog te verliezen. Voorkom dat een werknemer al ‘publiekelijk wordt veroordeeld’ voordat de feiten boven tafel zijn. Blijkt de melding gegrond, dan dient u als werkgever passende maatregelen te treffen in lijn met het opgestelde sanctiebeleid.

Doet u onvoldoende met een melding of leeft u het binnen de organisatie geldende beleid niet na, dan kan dit veel schade veroorzaken binnen uw bedrijf. Uw bedrijf kan aansprakelijk worden gesteld voor (psychische) schade die uw werknemer als gevolg daarvan lijdt en heeft geleden. Dat kan zowel betrekking hebben op de werknemer die slachtoffer is van ongewenst gedrag, maar dat kan ook zien op de werknemer die ten onrechte wordt beschuldigd van ongewenst gedrag. Daarnaast kan onzorgvuldig handelen leiden tot reputatieschade, toenemend verzuim, verminderde productiviteit, hoge ontslagvergoedingen en/of boetes van de Arbeidsinspectie. Ook kan het niet naleven van het eigen beleid zorgen voor ‘precedentwerking’ waardoor in een toekomstig geval een ontslag geen stand houdt, omdat in het verleden het beleid niet consequent is nageleefd. Zorg daarom dat u een protocol opstelt waarin u de werknemers informeert over hun rechten en plichten, leg hen uit wat de eventuele sancties zijn en zorg dat u toezicht houdt op de naleving van het beleid.

2.    Thuiswerkbeleid

De afgelopen twee jaar is er veel thuisgewerkt. Aangezien een werkgever ook verantwoordelijk is voor de thuiswerkplek op basis van de arbeidsomstandighedenwetgeving, informeerden wij u vorig jaar in onze nieuwsbrief ook al over het thuiswerken. In onze nieuwsbrief I van dit jaar informeerden wij u over de fiscale wijzigingen in verband met thuiswerken.

Hoewel het thuiswerkadvies inmiddels is komen te vervallen, zien we dat thuiswerken een blijvende intrede heeft gedaan. Nog steeds krijgen veel werknemers namelijk de mogelijkheid om hun werkzaamheden (gedeeltelijk) vanuit huis te verrichten. Ook bij de vakbonden blijft hybride werken een belangrijk onderwerp. De SER bevestigde deze week dat werkgevers en vakbonden nagenoeg een akkoord hebben bereikt over een advies inzake thuiswerken. Verder stond het Wetsvoorstel Wet werken waar je wilt ook deze week weer op de agenda in de Tweede Kamer. Daarnaast bleek onlangs uit berichten van de media dat steeds meer werknemers ontslag nemen als ze niet (langer) gedeeltelijk mogen thuiswerken. Thuiswerken is en blijft dus een actueel thema.

2.1 Ergonomische werkplek

In het kader van de arbeidsomstandighedenwetgeving valt het thuiswerken onder ‘plaatsonafhankelijke arbeid’. Voor plaatsonafhankelijke arbeid geldt een verlicht Arbo-regime, maar blijft de werkgever wel aansprakelijk voor bepaalde onderdelen van de werkplek ook al heeft u hier niet direct zicht op. U bent verplicht zorg te dragen voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek. Als een thuiswerkplek hier niet aan voldoet, bent u verplicht om voor de juiste arbeidsmiddelen te zorgen zoals een ergonomische stoel of bureau. Nu thuiswerken vaak gepaard gaat met beeldschermwerk, zijn de bepalingen inzake de inrichting van de beeldschermwerk onverkort van toepassing. Zo moeten bijvoorbeeld het toetsenbord en het scherm los van elkaar te plaatsen zijn (alleen een laptop volstaat dus niet). Het scherm moet in hoogte verstelbaar zijn en het licht moet regelbaar zijn om schittering op het scherm te voorkomen.

De eventuele kosten die u maakt om de werkplek ergonomisch in te richten, komen voor rekening van de werkgever. U kunt als werkgever ook een bedrag ter beschikking stellen, waarmee de werknemer zelf de middelen aan kan schaffen om zijn werkplek ergonomisch in te richten. De benodigde zaken hoeven niet aan de werknemer gegeven te worden. Ze mogen ook in bruikleen worden gegeven. Het is van belang om werknemers regelmatig en actief te informeren over gezond werken en de inrichting van de werkplek. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een beeldschermwerkinstructie, instructiefilmpjes of een infographic op het intranet. Mocht u zich afvragen aan welke eisen een ergonomische werkplek precies dient te voldoen, neem dan gerust contact met ons op.

2.2 Controle thuiswerkplek

Belangrijk is verder dat u controleert of de werknemer zijn thuiswerkplek daadwerkelijk ergonomisch heeft ingericht. Aangezien de thuiswerkplek zich in de privésfeer en op afstand bevindt, is het vaak lastig om dit te controleren. Een praktische oplossing is om aan de werknemer te vragen foto’s te maken van de werkplek en/of op basis van een checklist jaarlijks de thuiswerkplek door te spreken tijdens een (beoordelings)gesprek en deze checklist te laten ondertekenen. Controle is van belang, omdat de Arbeidsinspectie bevoegd is om werkplekken, waaronder de thuiswerkplek, te controleren. Is er sprake van een overtreding, dan kan de Arbeidsinspectie handhavend optreden door middel van het geven van waarschuwingen, het opleggen van boetes en het stilleggen van werkzaamheden.

2.3 Psychosociale arbeidsbelasting

Naast de zorg voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek, moet u – zoals eerder vermeld bij punt 1 – ook beleid voeren ten aanzien van het beperken van psychosociale arbeidsbelasting. Zo dient u ervoor te zorgen dat de werkdruk wordt beperkt. Het kan vaak lastig zijn om tijdig te signaleren of en wanneer werknemers overbelast raken als zij thuis werken. In dat verband is het belangrijk dat er regelmatig persoonlijk contact met de werknemer is en dat u informeert naar de werkdruk van de werknemer.

3.    Alcohol-, drugs- en medicijnen beleid (ADM-beleid)

Met enige regelmaat zien we dat werkgevers te maken hebben met werknemers die onder invloed van alcohol, drugs of medicijnen op het werk verschijnen. De gevolgen van gebruik van alcohol, drugs of medicijnen op de werkvloer kunnen ernstig zijn. Het kan leiden tot ongevallen, aansprakelijkheid, hoge (juridische) kosten en (reputatie)schade. Bovendien gaat het ten koste van de productiviteit en de werksfeer. Om dit te voorkomen, is het belangrijk om op voorhand duidelijke regels op te stellen over alcohol, drugs of medicijnen op de werkvloer (ADM-beleid) en uw werknemers daarover te informeren. In bepaalde branches (o.a. transport, luchtvaart en wegverkeer) bent u zelfs verplicht om een uitgebreid ADM-beleid te hebben. In een dergelijk uitgebreid ADM-beleid is het toegestaan om te testen op alcohol- en drugsgebruik, wat buiten deze sectoren in principe niet zomaar is toegestaan.

Een goed AMD-beleid draagt bij aan een veilige, gezonde en productieve werkomgeving en richt zich zowel op het voorkomen van problematisch middelengebruik en verslaving, als op het bieden van hulp en begeleiding als er toch problemen zijn ontstaan. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om maatregelen te treffen op het moment dat de werknemer het ADM-beleid niet naleeft.

De basis voor een goed ADM-beleid wordt gevormd door vier pijlers:

• regels en afspraken;
• preventie en bewustwording;
• begeleiding en zorg;
• handhaving en disciplinaire maatregelen.

Op basis van de eerste pijler dient in het ADM-beleid zo concreet mogelijk vast te zijn gelegd welke regels en afspraken er binnen de organisatie gelden en waarom deze er zijn. Welk gedrag wordt er van de werknemers verwacht tijdens het werk of tijdens werkgerelateerde activiteiten. Leg daarbij ook vast welke verschillende taken, rollen en verantwoordelijkheden er zijn en voor wie deze gelden.

De tweede pijler ziet op preventie en bewustwording. Zorg als werkgever voor voldoende voorlichting en scholing over de effecten van alcohol, drugs en medicijnen. Dit maakt uw medewerkers meer bewust van de risico’s voor hun eigen gezondheid en het werk. Het trainen van leidinggevenden kan helpen bij het signaleren van alcohol-, drugs-of medicijnengebruik. Daarnaast kunnen er gesprekken worden gevoerd om problemen te voorkomen.

De derde pijler heeft te maken met begeleiding en zorg. Communicatie is essentieel. Zorg dus dat er binnen de organisatie ruimte is voor werknemers om (op laagdrempelige wijze) te spreken over hun (verslavings)problemen. Dit is onder andere mogelijk door de werknemers op voorhand te informeren over de mogelijkheden tot begeleiding, zodat zij zich eventueel met hulp van een externe partij kunnen laten behandelen. Zorg er ook voor dat uw werknemers preventief terecht kunnen bij de bedrijfsarts in geval van alcohol-, drugs- of medicijnenproblematiek.

De laatste en vierde pijler gaat over handhaving en disciplinaire maatregelen. Het ADM-beleid is erop gericht om problemen te voorkomen. Als er toch problemen ontstaan, dan kan er op grond van het ADM-beleid naar een oplossing worden gezocht, dan wel heeft u de mogelijkheid om maatregelen te treffen. In de praktijk zien wij dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vaak door werknemers wordt aangevoerd om te bepleiten dat de werkgever niet actief kan controleren op middelengebruik. De AVG hoeft hier echter niet aan in de weg te staan. Wel dwingt de AVG tot zorgvuldigheid. Er zijn maatwerkoplossingen mogelijk, waarbij wij graag met u meedenken. Ook de arbodienst kan hierbij een belangrijke rol spelen.

Problematisch (verslavend) middelengebruik of verslaving is in beginsel geen reden voor ontslag, omdat dit wordt bestempeld als een ziekte en er dus een opzegverbod geldt. Als een medewerker zich echter niet houdt aan regels of gemaakte afspraken, het probleem niet wil erkennen of niet meewerkt aan herstel, dan kan dat wel arbeidsrechtelijke gevolgen hebben. Denk bijvoorbeeld aan een officiële waarschuwing, schorsing, loonstop, een functioneringstraject of zelfs ontslag. Denk als werkgever goed na over een rechtvaardig sanctiebeleid, waarbij de voorgestelde maatregelen in verhouding staan tot de overtreding en leg met de werknemer gemaakte afspraken omtrent begeleiding en de verplichtingen van de werknemer goed vast. Wees er ten slotte op alert dat een ADM-beleid ter instemming moet worden voorgelegd aan de ondernemingsraad.

4.    Beoordelingscyclus

Hoewel er in de wet geen verplichting is opgenomen voor het voeren van functioneringsgesprekken, staat een dergelijke verplichting wel regelmatig in cao’s, personeelshandboeken of in arbeidsovereenkomsten. Daarnaast is het juridisch gezien ook verstandig om dergelijke gesprekken structureel en periodiek te voeren en de uitkomsten daarvan schriftelijk vast te leggen. Hoe meer informatie de werkgever heeft vergaard over de loopbaan en prestaties van uw werknemers, hoe sneller het inzichtelijk wordt waar verandering gewenst of zelfs noodzakelijk is. Ook kan een vaste beoordelingscyclus helpen om bepaalde onderwerpen periodiek onder de aandacht te brengen, zoals gedragsregels, verlofopname, thuiswerken, etc. Bovendien ervaren werknemers een functionerings- of beoordelingsgesprek vaak als aandacht van de werkgever.

Om dit goed te structureren, kan het verstandig zijn een beoordelingscyclus te hanteren en ten minste één beoordelingsgesprek per jaar te voeren. Hierbij is het handig om een vaste leidraad te hanteren voor de te voeren gesprekken, zodat later ook aangetoond kan worden welke onderwerpen zijn besproken. Daarnaast is het gebruikelijk om bijvoorbeeld halverwege het jaar een functioneringsgesprek te voeren. Het is natuurlijk ook mogelijk om meerdere gesprekken per jaar te voeren. Dat is zelfs noodzakelijk indien er sprake is van disfunctioneren.

4.1 Vaststellen doelstellingen

Binnen een beoordelingscyclus moet een aantal zaken worden besproken. De cyclus start met het vaststellen van de doelstelling voor de komende periode. Daarbij hoeven niet alleen de plannen voor het bedrijf of afdeling centraal te staan, maar kunnen ook de plannen en wensen van uw werknemer worden besproken. De doelstellingen die worden afgesproken, vormen – naast de functieomschrijving – de basis voor het functionerings- en beoordelingsgesprek. Het is belangrijk de doelstellingen zo concreet mogelijk te formuleren. Probeer de doelstellingen SMART te formuleren (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Als het voor werknemers namelijk niet helder is wat er van hen wordt verwacht, kunt u hen daar ook niet op aanspreken. Heldere doelstellingen zijn dus cruciaal voor het slagen van de beoordelingscyclus.

4.2 Functioneringsgesprek

De tweede stap in een beoordelingscyclus is het functioneringsgesprek. Tijdens dit gesprek komen zowel het functioneren van de werknemer als het functioneren van de leidinggevende en de organisatie ter sprake. Er wordt onder andere gekeken of de werknemer op schema ligt om de overeengekomen doelstellingen te behalen. Ligt een werknemer niet op schema om de gemaakte doelstellingen te behalen, dan moet in gezamenlijk overleg naar mogelijkheden en oplossingen worden gezocht. Een functioneringsgesprek maakt knelpunten in de voortgang dus zichtbaar en problemen worden hierdoor tijdig vastgesteld. Dit geeft de mogelijkheid om eventueel bij te sturen.

4.3 Beoordelingsgesprek

Het beoordelingsgesprek is de laatste stap in de beoordelingscyclus. In een beoordelingsgesprek wordt het functioneren van de werknemer over de afgelopen periode beoordeeld. Er moet worden bepaald in hoeverre de werknemer de overeengekomen doelstellingen heeft behaald en in hoeverre de werknemer een positieve bijdrage heeft geleverd. Het is voor de werknemer belangrijk dat deze van te voren weet op welke punten een beoordeling zal plaatsvinden en welke consequenties verbonden kunnen zijn aan een positieve én negatieve beoordeling. Het is van belang om niet alleen te kijken naar werkinhoudelijke prestaties, maar ook ruimte te houden voor een beoordeling van de houding en het gedrag van de werknemer.

4.4 Schriftelijke vastlegging

Naast het voeren van functionerings-en beoordelingsgesprekken is het essentieel dat u de gevoerde gesprekken ook daadwerkelijk vastlegt. Dat biedt u namelijk de mogelijkheid om achteraf te bewijzen wat er allemaal is voorgevallen, indien er bijvoorbeeld een conflict ontstaat. Het geeft de werkgever ook houvast om maatregelen te kunnen treffen, zoals bijvoorbeeld het niet toekennen van een bonus, demotie of ontslag.

5.    Vakantiebeleid

Over de opbouw, opname en uitbetaling van vakantiedagen is in de praktijk vaak discussie. Dit vormt dan ook een belangrijk onderdeel van een zorgvuldig personeelsbeleid. In deze bijdrage besteden wij aandacht aan twee belangrijke thema’s in het kader van een vakantiebeleid, namelijk het verval van vakantiedagen en de waarde van een vakantiedag. 

5.1 Verval van vakantiedagen

Werknemers bouwen jaarlijks vakantiedagen op. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de wettelijke en de bovenwettelijke vakantiedagen. De wettelijke vakantiedagen volgen uit de wet en zijn het minimum waarop de werknemer recht heeft. Bij een
40-urige werkweek heeft een werknemer in principe 20 wettelijke vakantiedagen. Deze worden naar rato van de duur van de arbeidsovereenkomst opgebouwd. De vakantiedagen die u een werknemer toekent boven dit wettelijk minimum worden bovenwettelijke vakantiedagen genoemd.

De wettelijke vakantiedagen vervallen in beginsel zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Dat is niet het geval als een werknemer niet in staat is geweest deze vakantiedagen op te nemen (bijvoorbeeld omdat deze wegens ziekte in het ziekenhuis heeft gelegen). Deze uitzondering doet zich niet snel voor. Dit betekent bijvoorbeeld dat de door een werknemer in 2021 (wettelijk) opgebouwde vakantiedagen kunnen worden opgenomen tot 1 juli 2022 en daarna komen te vervallen.

Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt geen vervaltermijn, maar een verjaringstermijn van vijf jaar. Belangrijk verschil hierbij is dat een werknemer een verjaringstermijn kan ‘verlengen’ door te zeggen dat hij zijn dagen op een later moment zal opnemen. Bij een vervaltermijn kan dit niet.

Hoewel er in de wet dus een verval- en verjaringstermijn is opgenomen, betekent dit niet automatisch dat de vakantiedagen komen te vervallen. In een uitspraak van het Europese Hof van Justitie op 6 november 2018 werd namelijk geoordeeld dat werkgevers verplicht zijn om hun werknemers tijdig en voldoende duidelijk te informeren over vervaltermijnen.

Op basis van deze uitspraak is de werkgever gehouden om werknemers actief de mogelijkheid te bieden om hun (wettelijk) jaarlijkse vakantie, met behoud van loon, op te nemen en hen daarover concreet en transparant te informeren. Deze informatieplicht gaat ver. De werknemers dienen namelijk ook te worden gewezen op het eventuele verval van de vakantiedagen en te worden gestimuleerd om het opgebouwde verlof op te nemen. Indien u dit niet doet, dan kunnen uw werknemers hun recht op hun wettelijke vakantiedagen na het verstrijken van de vervaltermijn behouden. Het is aan de werkgever om te bewijzen dat de werknemers tijdig en voldoende zijn geïnformeerd.

Om stuwmeren aan vakantiedagen te voorkomen, verdient het aanbeveling de werknemers jaarlijks aan het begin van het jaar in ieder geval schriftelijk een vakantiedagenoverzicht te verstrekken waarop het aantal vakantiedagen staat. Vermeld daarbij ook wanneer de opgebouwde vakantiedagen komen te vervallen. U kunt dit bespreken bij de beoordelingscyclus.

Let op! We zien regelmatig dat arbeidsongeschikte werknemers een stuwmeer aan vakantiedagen opbouwen, omdat zij geen vakantie opnemen tijdens ziekte. Hoewel een werknemer vanwege de arbeidsongeschiktheid mogelijk niet op vakantie kan gaan, betekent dat niet dat de werknemer geen vakantie kan genieten. Dat is alleen anders als een werknemer bijvoorbeeld in het ziekenhuis ligt en dus geen vakantie kan genieten. Juist bij langdurig arbeidsongeschikte werknemers is het belangrijk om actief te sturen op het opnemen van vakantiedagen. Doet u dit niet, dan loopt u het gevaar dat de vakantiedagen niet vervallen en deze werknemers ongemerkt een stuwmeer aan vakantiedagen opbouwen. Voor een arbeidsongeschikte werknemer is het praktische effect van het opnemen van vakantiedagen dat die werknemer gedurende de opgenomen dagen ook niet bereikbaar en beschikbaar hoeft te zijn voor re-integratiewerkzaamheden en/of oproepen van de bedrijfsarts.

5.2 Waarde van een vakantiedag

De werknemer heeft dus jaarlijks recht op vakantie met behoud van loon. Over de vraag wat precies onder ‘loon’ moet worden verstaan, is regelmatig geprocedeerd. Uit de rechtspraak volgt dat een werknemer tijdens vakantie loon dient te ontvangen dat vergelijkbaar is met het loon over gewerkte periodes. De werknemer mag in principe geen financieel nadeel ondervinden van het opnemen van vakantie.

De waarde van een vakantiedag in Nederland is een optelsom van basissalaris, vakantietoeslag, vaste dertiende maand, vaste eindejaarsuitkering, onregelmatigheidstoeslag (waaronder avond-, nacht- en weekendtoeslag), ploegentoeslag, consignatietoeslag en in sommige gevallen zelfs winstdeling, bonus en provisies.

Bijkomende of incidentele kosten behoren in ieder geval niet tot het vakantieloon, zoals onkosten- of reiskostenvergoedingen en lunchkosten. Tot op heden behoort de waarde van een leaseauto, die ook privé gebruikt mag worden, niet tot het vakantieloon. Een autovergoeding daarentegen wel. Of een vergoeding tot het vakantieloon hoort, hangt ook af van hoe de arbeidsvoorwaarden zijn geformuleerd.

Voorgaande geldt niet alleen voor de uitbetaling van vakantiedagen bij het einde van het dienstverband, maar ook voor het loon tijdens vakantie gedurende het dienstverband. In de praktijk zien wij dit vaak fout gaan. Veelvuldig wordt bij de uitbetaling van vakantiedagen bij het einde van het dienstverband afgerekend tegen het ‘basisloon’. Dit betekent dat er aanzienlijke sluimerende loonvorderingen kunnen zijn. Verder mag er geen onderscheid worden gemaakt in de waarde van wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.

Let op! Als vakantiedagen tijdens ziekte zijn opgebouwd, dienen deze te worden afgerekend tegen honderd procent van het loon, ook als het loon tijdens ziekte lager lag. Als een werknemer vakantie opneemt tijdens ziekte, heeft hij op dat moment recht op honderd procent loondoorbetaling, alsof de werknemer niet ziek was.

 Let op! In een cao kunnen andere afwijkende afspraken zijn gemaakt.

6.    De inhoud van het personeelsdossier – dossierbeheer

Zoals eerder vermeld in onze vorige nieuwsbrief, nieuwsbrief III, is het verstandig om uw (standaard) arbeidsovereenkomst kritisch tegen het licht te houden in verband met de aanstaande wijzigingen als gevolg van het Wetsvoorstel transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden. Niet alleen de arbeidsovereenkomst moet in het personeelsdossier aanwezig zijn. Op het moment dat er iets speelt met de werknemer, is (de inhoud van) het personeelsdossier van cruciaal belang.

De praktijk leert dat het opbouwen en onderhouden van een goed personeelsdossier lastiger is dan het lijkt. Zo komt het voor dat belangrijke stukken ontbreken, zoals gesprekverslagen van mondeling gegeven waarschuwingen. Soms is het personeelsdossier een vergaarbak geworden van alles wat met de werknemer te maken heeft over de afgelopen 20 jaar. Dit kan voor u als werkgever vervelende consequenties hebben. Te weinig informatie in het personeelsdossier zorgt ervoor dat die ‘vervelende’ werknemer toch nog een waarschuwing moet krijgen voordat tot ontslag kan worden overgegaan. Teveel informatie kan ertoe leiden dat er wordt gesteld dar er persoonsgegevens worden verwerkt waarvoor geen grondslag meer bestond, wat een overtreding is van de AVG en kan leiden tot (aanzienlijke) boetes.

Ook zien wij in de praktijk dat werknemers de AVG steeds beter weten te vinden op het moment dat zij met een ontslagvoornemen worden geconfronteerd. Werknemers doen dan een beroep op hun inzagerecht uit de AVG en verzoeken daarbij om een kopie van hun personeelsdossier om zo munitie te vergaren voor een ontslagprocedure. Een gebrekkig personeelsdossier, of verwerkingen van persoonsgegevens die niet in overeenstemming zijn met de AVG, worden dan steeds vaker op ‘oneigenlijke wijze’ als soort chantagemiddel gebruikt: ‘u zult mij een hoge ontslagvergoeding betalen, en dan zal ik niet melden dat u de AVG overtreedt.’ Dit is uiteraard een situatie die u wenst te voorkomen.

Een inzageverzoek van een werknemer om zijn personeelsdossier in te zien ligt genuanceerd. Dit betekent niet automatisch dat u verplicht bent om het hele personeelsdossier één op één te verstrekken. Het gaat te ver om dit uitgebreid te behandelen in deze nieuwsbrief. Mocht u dus met een dergelijk verzoek geconfronteerd worden, neem dan gerust contact met ons op.

Een personeelsdossier is geen statisch iets. Op het moment dat werknemers langer in dienst zijn, wordt informatie op den duur overbodig. Zodra het bewaren van bepaalde persoonsgegevens niet langer noodzakelijk is, zullen deze gegevens uit het personeelsdossier moeten worden verwijderd. Als een werknemer zich ziekmeldt en daarbij de aard van de ziekte meldt, betekent dit niet dat u dit mag opnemen in het personeelsdossier. Medische gegevens mag u in principe niet verwerken, tenzij er bijvoorbeeld sprake is van een handicap en u de werkplek van de werknemer hierop moet aanpassen.

Hoe lang iets in het personeelsdossier mag worden opgenomen staat niet altijd vast. Voor bepaalde stukken bestaat een wettelijke bewaarplicht. Een legitimatiebewijs moet bijvoorbeeld tot vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst worden bewaard. Fiscaal relevante stukken moeten tot zeven jaar worden bewaard. Beoordelings- of functioneringsgesprekken mogen zolang worden bewaard als noodzakelijk. Uitgangspunt is dat deze tot twee jaar na het einde van het dienstverband mogen worden bewaard. Maar is het voor u als werkgever noodzakelijk om functioneringsgesprekken van vijf jaar geleden te bewaren van toen de werknemer nog een andere functie had? Nee? Dan moeten die worden verwijderd uit het dossier. Wat voor de ene werkgever geldt, hoeft niet voor de andere te gelden. Als uw organisatie met langdurige bonustrajecten (longterm incentives e.d.) of vaste carrièretrajecten werkt, dan kan hierin een gegronde reden liggen om bepaalde bescheiden langer te bewaren.

Net als het periodiek bespreken van belangrijke onderwerpen met de werknemers, is het ook belangrijk om periodiek het personeelsdossier op te schonen. Als de werkgever niet eenvoudig kan uitleggen waarom bepaalde stukken nog in het personeelsdossier zitten, horen deze daar niet meer in thuis.

Ten slotte

Zoals in de inleiding aangekondigd is het hebben van een zorgvuldig personeelsbeleid van groot belang. Door dit op voorhand goed te regelen, kunt u nare verrassingen voorkomen. Daarnaast blijft het natuurlijk verstandig om uw beleid regelmatig kritisch onder de loep te houden en waar nodig te actualiseren. Vanzelfsprekend helpen wij u graag bij het op niveau brengen en houden van uw personeelsbeleid.

Onze eerdere nieuwsbrieven kunt u vinden op onze website. Heeft u naar aanleiding van deze nieuwsbrieven nog vragen of wilt u met ons van gedachten wisselen over een specifieke casus? Neem dan gerust contact op met een van onze arbeidsrechtspecialisten.

HerikVerhulst N.V.

Sectie Arbeidsrecht:

Arjen Kampherbeek E-mail | Profiel | 06-53388641	Helma van Dijk E-mail | Profiel | 06-11367770	Erick Hagendoorn E-mail | Profiel | 06-82360373
Laura Smit E-mail | Profiel | 06-33793451	Delano Bosman E-mail | Profiel | 06-82043840

 Deze publicatie heeft slechts ten doel algemene informatie te verschaffen omtrent de daarin opgenomen onderwerpen en vormt geen juridisch advies in een concrete zaak. Deze publicatie is met zorgvuldigheid samengesteld, maar HerikVerhulst N.V. aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de inhoud van deze publicatie. Aansprakelijkheid kan uitsluitend worden aanvaard voor concrete op verzoek uitgebrachte juridische adviezen.