De afgelopen tijd hebben wij regelmatig vragen gekregen over het thuiswerken en de inhoud van een thuiswerkbeleid. Dat is het gevolg van het coronavirus waardoor thuiswerken de norm werd. Daarnaast is recent ook een wetsvoorstel ingediend ‘Wet werken waar je wilt’. Op basis van dat wetsvoorstel zal een werkgever in beginsel verplicht zijn om in te stemmen met een verzoek van de werknemer om thuis te werken.
Ook heeft het Ministerie van Sociale Zekerheid en Werkgelegenheid verschillende interventies gedaan naar aanleiding van meldingen van werknemers in verband met het thuiswerken. Ze lijken daarin actief op te treden en leggen ook sancties op als er sprake is van een ongezonde en/of onveilige werkplek. Om dergelijke interventies en/of eventuele sancties te voorkomen, is het belangrijk om een goed thuiswerkbeleid te hebben.
In deze blog geven wij een aantal aandachtspunten waar u rekening mee kunt houden bij het opstellen van een thuiswerkbeleid.
Het ‘recht’ om thuis te werken
In beginsel heeft een werknemer (nog) geen recht op thuiswerken. Op basis van de ondernemersvrijheid kunt u dus zelf besluiten om de werknemers wel of niet de mogelijkheid te bieden om thuis te werken. Er kan wel een (tijdelijke) ‘noodzaak’ voor thuiswerken ontstaan als uw werknemer bijvoorbeeld in een risicogroep valt en daardoor vanwege gezondheidsredenen niet op de werkvloer de werkzaamheden kan verrichten. Dat zijn echter uitzonderingsgevallen.
Zoals hiervoor al kort aangestipt is er een wetsvoorstel aanhangig om een recht op thuiswerken te creëren. Het wetsvoorstel ‘Werken waar je wilt’ stelt een wijziging van de Wet Flexibel Werken voor, waardoor een werkgever – anders dan nu – in beginsel verplicht is om in te stemmen met een verzoek om thuis te werken van de werknemer. Dat is uitsluitend anders als er zwaarwegende bedrijfs- en/of dienstbelangen zijn om dit niet goed te keuren.
Als dit wetsvoorstel wordt aangenomen, kan dat een grote impact hebben op werkgevers. Het is overigens nog onbekend of dit wetsvoorstel zal worden aangenomen. Vanzelfsprekend houden wij u hiervan op de hoogte.
Zorgplicht werkgever in het kader van thuiswerken
U bent als werkgever verplicht om zorg te dragen voor een veilige werkomgeving. Dat ziet ook op het ‘plaatsonafhankelijk werken’ waaronder het thuiswerken. Als een werknemer dus schade lijdt doordat de thuiswerkplek niet voldoet aan de Arbo-voorschriften, dan bent u daar in principe aansprakelijk voor. Dat is uitsluitend anders als u kunt aantonen dat u heeft voldaan aan uw wettelijke zorgplicht.
Om te voldoen aan de zorgplicht is een thuiswerkbeleid essentieel. Op basis van de Arbeidsomstandighedenwet en de Arbeidstijdenwet dient u een actief beleid te voeren ter voorkoming van (psychosociale) belasting van de werknemer. Verder bent u er verantwoordelijk voor dat de thuiswerkplek voldoet aan de vereisten uit het Arbeidsomstandighedenbesluit.
Thuiswerken bestaat veelal uit beeldschermwerk. Een van de vereisten is dan ook dat zorg wordt gedragen voor een ergonomische werkplek. Ook is het van belang dat (de bijkomende risico’s van) het thuiswerken worden meegenomen in de RI&E als de werknemers structureel thuis (mogen) werken.
Hoewel de werknemer de thuiswerkplek moet inrichten, blijft u dus eindverantwoordelijk. Het is daarom belangrijk de werknemers hier actief (en periodiek) over te informeren, bijvoorbeeld tijdens de beoordelingsgesprekken. Daarnaast is het belangrijk de gespreksmomenten goed te documenteren. Het uitsluitend overhandigen van een folder of verwijzen naar het personeelshandboek is onvoldoende.
Kosten voor het inrichten van de thuiswerkplek
Op basis van de Arbeidsomstandighedenwet is een werkgever verplicht om de Arbo-middelen (o.a. stoel, bureau en verlichting) ter beschikking te stellen. De redelijke kosten daarvan komen voor rekening van de werkgever en mogen niet worden afgewenteld op de werknemer.
U bent echter niet verplicht om de werknemer de Arbo-middelen ‘gratis’ te geven. U moet de middelen uitsluitend ter beschikking stellen. Er kan dus ook worden afgesproken dat de ter beschikking gestelde zaken na afloop van het dienstverband weer moeten worden ingeleverd of er kan een overnameverplichting worden afgesproken. Let, in geval van een overnameverplichting, wel op de fiscale consequenties (brutering). Voor ‘extra’ ICT-middelen, die niet verplicht zijn om aan de Arbo-voorschriften te voldoen, zoals bijvoorbeeld een printer, geldt dat er binnen de fiscale kaders vrij afspraken gemaakt mogen worden. Uiteraard is een vergoeding voor het inrichten van een thuiswerkplek ook mogelijk.
Fiscale aandachtspunten voor het thuiswerken
Sommige faciliteiten voor het thuiswerken kunnen fiscaal gunstig worden verstrekt aan werknemers. Zo vallen Arbo-voorzieningen onder een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling. Dat geldt ook voor ICT-middelen die noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden. Raadpleeg altijd uw fiscaal adviseur over de fiscale mogelijkheden bij het inrichten van een thuiswerkplek.
De thuiswerkovereenkomst/het thuiswerkbeleid
Een goed(e) thuiswerkovereenkomst of thuiswerkbeleid bevat in ieder geval afspraken over de volgende onderwerpen:
- de (vaste) thuiswerkdag(en);
- voorwaarden voor toestemming om thuis te werken;
- de werkzaamheden;
- de bereikbaarheid en communicatie;
- de naleving van het Arbeidsomstandighedenbesluit en de Arbeidsomstandighedenwet;
- creëren van een veilige thuiswerkplek;
- het ter beschikking stellen van bedrijfsmiddelen;
- kosten;
- controle op de naleving;
- het einde van de thuiswerkovereenkomst.
Daarnaast is het belangrijk om de afspraken schriftelijk vast te leggen.
Controle naleving thuiswerkafspraken
Tot slot wilt u de mogelijkheid hebben om te controleren of de werknemer de gemaakte afspraken naleeft. Dit is lastig omdat de werkplek zich in de privésfeer bevindt en het controleren daarvan kan worden gezien als een inbreuk op de privacy. Een praktische oplossing is om de werknemer te vragen foto’s te maken van de werkplek, zodat kan worden gecontroleerd of de werkplek voldoet aan de voorwaarden. Een andere mogelijkheid is om bijvoorbeeld op basis van een checklist jaarlijks de thuiswerkwerkplek door te spreken tijdens een (beoordelings)gesprek en deze checklist te laten ondertekenen. Ook kan er door goed in contact te blijven met uw werknemers worden gecontroleerd of ze wel op de afgesproken tijden beschikbaar zijn en of de werkdoelen worden gehaald.
Afsluiting
Het is onze verwachting dat thuiswerken steeds normaler zal worden. Dat levert rechten en verplichtingen op voor zowel u als uw werknemers. Om ongewenste verrassingen te voorkomen, is het belangrijk hier een goed beleid voor op te stellen en heldere afspraken te maken. Wij denken hierin graag met u mee!
Hieronder vindt u de contactgegevens van onze arbeidsrechtspecialisten.
HerikVerhulst N.V.
Sectie Arbeidsrecht:
 |
 |
 |
| Mieke Bestebreurtje | Helma van Dijk | Erick Hagendoorn |
 |
 |
|
| Arjen Kampherbeek | Laura Smit |
Deze publicatie heeft slechts ten doel algemene informatie te verschaffen omtrent de daarin opgenomen onderwerpen en vormt geen juridisch advies in een concrete zaak. Deze publicatie is met zorgvuldigheid samengesteld, maar HerikVerhulst N.V. aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de inhoud van deze publicatie. Aansprakelijkheid kan uitsluitend worden aanvaard voor concrete op verzoek uitgebrachte juridische adviezen.