Van veel bedrijven is publiekelijk bekend wie de uiteindelijk belanghebbende is. Bij andere bedrijven wordt vanwege uiteenlopende redenen juist geprobeerd de uiteindelijk belanghebbende uit het zicht te houden. Met de verdere invoering van het UBO-register op 27 september 2020 zullen de UBO’s van die bedrijven langzaamaan ook openbaar worden.

UBO-registerwet

Op 23 juni 2020 is de Eerste Kamer akkoord gegaan met de invoeringswet waarmee Europese antiwitwaswetgeving in Nederland wordt geïmplementeerd, de ‘UBO-registerwet’.

De achterliggende gedachte achter de invoering van het UBO-register is dat daarmee transparant wordt wie de UBO’s (de ‘ultimate beneficial owner’) zijn van Nederlandse vennootschappen en andere juridische entiteiten. Daarmee moet uiteindelijk de kans op witwaspraktijken en financiering van terrorisme worden verkleind.

Met de UBO-registerwet wordt een aantal Nederlandse wetten gewijzigd, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (de ‘Wwft’) en de Handelsregisterwet 2007. Als gevolg van die wijzigingen zijn allerlei vennootschappen en juridische entiteiten in Nederland verplicht om vanaf 8 juli 2020 uit te zoeken wie hun UBO’s zijn en deze informatie bij te houden. Vanaf 27 september 2020 moet de informatie over UBO’s worden verstrekt aan de Kamer van Koophandel (de ‘KvK’), zodat de KvK die informatie kan opnemen in het UBO-register.

Op wie ziet de UBO-registerwet?

Allereerst is natuurlijk van belang om na te gaan op wie de verplichtingen uit hoofde van de UBO-registerwet zien. Het gaat om:

• BV’s en NV’s (niet-beursgenoteerd)
• Stichtingen
• Verenigingen (met volledige rechtsbevoegdheid en met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming)
• Onderlinge waarborgmaatschappijen
• Coöperaties
• Maatschappen
• Vennootschappen onder firma
• Commanditaire vennootschappen
• Rederijen
• Europese naamloze vennootschappen (de SE), Europese coöperatieve vennootschappen (de SCE) en economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (de EESV)
• Kerkgenootschappen (in de toekomst)

Ook is een aantal specifieke vennootschappen en juridische entiteiten expliciet uitgezonderd van de verplichting om de KvK te voorzien van gegevens over haar  UBO’s. Het gaat om:

• Eenmanszaken
• Beursgenoteerde BV’s en NV’s en hun 100% dochters
• Verenigingen van eigenaars
• Rechtspersonen in oprichting
• Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
• Publiekrechtelijke rechtspersonen
• Overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen
• Buitenlandse rechtspersonen en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben

Wie is de UBO?

In de UBO-registerwet staat het begrip UBO centraal. De Wwft en het daarbij behorende Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 bepalen met betrekking tot de verschillende vennootschappen en andere juridische entiteiten wie kwalificeren als UBO. In de kern kwalificeert als UBO bij een BV, NV, SE en SCE iedere persoon die meer dan 25% van de aandelen houdt, die meer dan 25% houdt van het economische belang of die voor meer dan 25% stemgerechtigd is. Bij stichtingen cv’s, vof’s, maatschappen, EESC’s, rederijen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen worden kort gezegd als UBO aangemerkt personen die begunstigde zijn van meer dan 25% van het vermogen van de betreffende entiteit en/of die voor meer dan 25% stemgerechtigd zijn. Dit lijkt erg concreet, maar voor alle hiervoor genoemde vennootschappen en andere juridische entiteiten geldt verder dat personen die feitelijke zeggenschap houden op basis van andere middelen ook als UBO moeten worden gekwalificeerd. Hiervan zou in theorie al sprake kunnen zijn als bij het merendeel van alle aandeelhoudersvergaderingen steeds één aandeelhouder aanwezig is, terwijl de andere aandeelhouders bij al die vergaderingen verstek laten gaan.

Tot slot geldt voor alle voornoemde vennootschappen en andere juridische entiteiten dat als er geen UBO kan worden aangewezen op basis van de eerder genoemde criteria, de hoger leidinggevenden (statutair bestuurders) als (pseudo-)UBO kwalificeren. Al met al kan het nog een hele opgave zijn om vast te stellen wie de UBO van een bepaalde vennootschap of andere juridische entiteit is.

Registratieverplichting

Vanaf 8 juli jl. zijn alle wettelijk aangewezen vennootschappen en juridische entiteiten verplicht om gegevens en bescheiden over wie hun UBO’s zijn in te winnen en bij te houden. De verzamelde en bijgehouden gegevens en bescheiden moeten toereikend, accuraat en actueel zijn.

Het hoeft voor een vennootschap/juridische entiteit zelf niet altijd duidelijk te zijn wie haar UBO’s zijn. De UBO-registerwet helpt in dat verband door ook de UBO’s zelf te verplichten om de vennootschap/juridische entiteit alle informatie te verstrekken die noodzakelijk is om te voldoen aan de hiervoor genoemde verplichting.

UBO-register

Daarnaast zijn de wettelijk aangewezen vennootschappen en juridische entiteiten vanaf 27 september 2020 verplicht om tot registratie van de UBO’s in het door de KvK bijgehouden UBO-register over te gaan.

Voor vennootschappen en juridische entiteiten die op 27 september 2020 reeds bestonden en in het handelsregister waren ingeschreven, geldt dat de informatie over hun UBO’s binnen 18 maanden na 27 september 2020 moet worden opgegeven (derhalve vóór 27 maart 2022). Nieuwe vennootschappen en juridische entiteiten moeten direct bij oprichting de UBO-opgave doen.

Bij de registratie moeten onder andere persoonlijke gegevens worden verstrekt, zoals:

• Burgerservicenummer
• Voor- en achternaam
• geboortedag, -maand, -jaar, -plaats en -land
• woonadres
• nationaliteit
• land van verblijf
• de aard en omvang van het economisch belang gehouden door de UBO.

Een deel van de gegevens over de UBO’s wordt voor iedereen openbaar. Het gaat om de voor- en achternaam, het geboortejaar en de geboortemaand, de nationaliteit en de woonstaat van de UBO’s. Daarnaast wordt (aangeduid in categorieën van 25%-50%, 50%-75% en 75%-100%) de omvang van het belang van de UBO’s zichtbaar. Slechts in een zeer beperkt aantal gevallen kan bepaalde informatie worden afgeschermd.

De overige informatie is niet openbaar en zal alleen inzichtelijk worden voor bevoegde autoriteiten, waaronder het OM, de politie en de FIU (de ‘Financial Intelligence Unit’).

Terugmeldplicht en sancties

Advocaten en diverse andere dienstverleners zijn in bepaalde zaken verplicht om hun cliënten en hun UBO’s te identificeren en die identiteit te verifiëren. Daarbij moeten zij redelijke maatregelen treffen om inzicht te verkrijgen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur. Die verplichtingen blijven, ook na invoering van de UBO-registerwet en het UBO-register, gewoon bestaan.

De advocaten en dienstverleners die verplicht zijn om het hiervoor bedoelde cliënt- en UBO-onderzoek uit te voeren, moeten vanaf 27 september 2020 daarnaast ook het UBO-register gaan raadplegen. Zij mogen echter niet alleen op de in het UBO-register opgenomen informatie afgaan en zullen dus ook zelf informatie bij de cliënt moeten opvragen. Als zij constateren dat de in het UBO-register opgenomen informatie afwijkt van de door de cliënt verstrekte informatie, dan zijn zij verplicht de KvK daarvan op de hoogte te stellen, in afwijking van alle geldende geheimhoudingsverplichtingen.

De gedachte achter deze terugmeldverplichting is dat daarmee het belang van transparantie en de bestrijding van witwassen en financieren van terrorisme wordt gediend. Zouden alleen de betrokken vennootschappen en juridische entiteiten en hun bestuurders zelf gehouden zijn om informatie over UBO’s aan de KvK te verstrekken, dan zou het wel heel makkelijk worden om informatie achter te houden of onjuiste informatie door te geven.

Stichtingen: intern uitkerings-register

Verder volgt uit de UBO-registerwet dat stichtingen vanaf 8 juli 2020 een intern register moeten bijhouden waarin de namen en adressen worden opgenomen van alle personen aan wie een uitkering is gedaan, die niet meer bedraagt dan 25% van het voor uitkering vatbare bedrag in een bepaald boekjaar. Daarbij moet ook worden vermeld wat het bedrag van de uitkering is en de datum waarop die uitkering is gedaan.

Sancties op niet-naleving

Niet-naleving van de UBO-registerwet kan leiden tot bestuursrechtelijke en strafrechtelijke sancties. Reden temeer om als bestuurder en/of als UBO van een vennootschap of andere juridische entiteit goed onderzoek te doen naar de UBO’s en alle bevindingen te documenteren en te registreren.

Heeft u vragen over bovenstaande, dan kunt u contact opnemen met Evert Leemreis.