Langzaam komt Nederland meer uit het slot en wordt er voor wat betreft sociale contacten steeds meer mogelijk. Hierdoor krijgen wij van werkgevers steeds vaker de vraag of het weer mogelijk is om bedrijfsfeesten, bedrijfsuitjes, medewerkersdagen of andere bedrijfsevents te organiseren. De vervolgvraag is dan direct: welke regels gelden voor de werkgever? Mag/moet er worden gewerkt met een coronatoegangsbewijs, of een ‘gezondheidscheck’ bij de toegang? Mag een werkgever na de aankondiging in de persconferentie van 14 september 2021, dat ook binnen de horeca een coronatoegangsbewijs gaat gelden, vrijwillig ook gebruik maken van een dergelijk toegangsbewijs?

Locatie, locatie, locatie

Welke ‘corona-regels’ gelden voor een bedrijfsfeest is voor een groot deel afhankelijk van de locatie waar het bedrijfsfeest wordt gegeven. Er kan grofweg onderscheid gemaakt worden tussen drie locaties:

1. de werklocatie;
2. een horecagelegenheid (bijvoorbeeld als de werkgever besluit om met het personeel gezellig uit eten te gaan) ;
3. een evenementenlocatie (bijvoorbeeld als de werkgever voor alle vestigingen in Nederland gezamenlijk een dag met verschillende activiteiten laat organiseren).

Werklocatie

De werklocatie wordt in het kader van de coronamaatregelen gezien als ‘gesloten’ locatie. In principe komen hier alleen werknemers en mensen die bevoegd zijn daar te komen. Hier gelden in beginsel geen extra voorschriften, anders dan de reguliere zorgplicht. Op grond van artikel 3.2a van het Arbeidsomstandighedenbesluit is de zorgplicht ten aanzien van corona nader geconcretiseerd. De op 14 september 2021 aangekondigde versoepelingen brengen hier geen verandering in. Nog altijd geldt dat de werkgever moet zorgen voor:

• het in acht nemen van voldoende hygiënische voorzieningen;
• het geven van doeltreffende voorlichting en onderricht aan werknemers over de bestrijding van corona op de arbeidsplaats; en
• het houden van adequaat toezicht op de naleving van de bedoelde noodzakelijke maatregelen en voorzieningen.

In de Tijdelijke wet coronatoegangsbewijzen is aangegeven dat een coronatoegangsbewijs gebruikt moet worden bij activiteiten op het gebied van cultuur, evenementen, georganiseerde jeugdactiviteiten, horeca of sport. De werkplek valt hier niet onder. In de toelichting bij de wet is expliciet benoemd dat werkgevers, die op grond van de wet aan hun klanten wel een coronatoegangsbewijs mogen vragen, dit niet van hun eigen werknemers, die op de genoemde locaties werken, mogen vragen. Hieruit kan worden afgeleid dat een werkgever zijn personeel niet kan verplichten een coronatoegangsbewijs te tonen bij een evenement op de werkplek.

Doet u dit als werkgever wel en registreert u de uitkomst? Dan verwerkt u als werkgever medische gegevens zonder noodzaak of wettelijke uitzondering op het verbod van het verwerken van medische gegevens. Dit is een overtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) waarmee een werkgever aanzienlijke boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens riskeert. Als u als werkgever alleen een toegangsbewijs vraagt, maar dit niet registreert, is de AVG formeel niet van toepassing. Op het moment dat een werknemer die een ‘rood vlakje’ krijgt op het toegangsbewijs en vervolgens de toegang wordt geweigerd, verbindt u als werkgever wel consequenties aan een privacy inbreuk en wordt er onderscheid gemaakt op basis van medische gegevens. Dat is niet zomaar toegestaan en hiermee begeeft u zich als werkgever in een grondrechtendiscussie. In verreweg de meeste gevallen zal er geen noodzaak zijn voor het gebruik van een coronatoegangsbewijs bij een bedrijfsfeest. Als het coronatoegangsbewijs dan toch wordt gebruikt, zal dit een ongerechtvaardigde inbreuk zijn op de privacy van uw werknemers.

Horeca- of evenementenlocatie

Indien het bedrijfsfeest bij een evenementenlocatie wordt georganiseerd, of bij een horecalocatie na 25 september 2021, moet de locatie gebruik maken van het coronatoegangsbewijs. De gegevens mogen dan niet met de werkgever worden gedeeld. Hierdoor wordt er wel een zekere mate van controle ingevoerd alleen ligt de verantwoordelijkheid daarvan bij de horeca- of evenementenlocatie en de werkgever heeft daar verder geen invloed op. Ook bij een ‘extern’ bedrijfsfeest moet een werkgever wel voor zover als redelijk mogelijk zorgen voor een veilige ‘werkomgeving’. Op basis van deze zorgplicht is de werkgever wel verplicht om zorg te dragen dat de horeca- of evenementenlocatie de voor de locatie geldende maatregelen naleeft.

Tot 25 september 2021 geldt/gold (op basis van de persconferentie van 14 september 2021) dat de horecalocatie een gezondheidscheck van de bezoekers moet uitvoeren. Daarnaast moet de horecalocatie in principe de aanwezigen registreren. Ook deze gegevens mogen niet met de werkgever worden gedeeld, maar het zorgt wel voor een zekere controle.

Waar moet u rekening mee houden als u toch op de eigen werklocatie een bedrijfsfeest organiseert?

Als u op de eigen werklocatie een bedrijfsfeest wilt organiseren, gelden hier als gezegd in principe geen andere/zwaardere wettelijke verplichtingen in verband met corona anders dan de zorg voor een veilige werkomgeving. De eerder genoemde aanvullende regels met betrekking tot de hygiënische voorzieningen en voorlichting blijven wel van toepassing. Ook tijdens een door de werkgever georganiseerd bedrijfsfeest zal de werkgever dus zorg moeten dragen voor een veilige (werk)omgeving. Het is, als uitgangspunt, niet toegestaan een coronatoegangsbewijs van de werknemers te verlangen.

Een praktische oplossing is gelegen in het personeel op voorhand, bijvoorbeeld bij de uitnodiging van het bedrijfsfeest, duidelijk schriftelijk te informeren dat het bedrijfsfeest alleen toegankelijk is als iedereen zich aan de binnen de organisatie geldende coronamaatregelen houdt (en deze dan ook duidelijk inzichtelijk maken), en dat men alleen kan deelnemen indien men (bijvoorbeeld) in de 48 uur voorafgaand aan bedrijfsfeest geen van de bekende symptomen heeft gehad en men in de periode voorafgaand aan het bedrijfsfeest geen contact heeft gehad met iemand met een bevestigde coronabesmetting.

Op het moment dat dergelijke instructies op voorhand duidelijk worden gecommuniceerd, op het bedrijfsfeest de benodigde maatregelen zijn getroffen en er wordt toegezien op naleving van de verstrekte instructies, zouden werknemers ook disciplinaire maatregelen opgelegd kunnen worden bij overtreding van de instructies.

Uiteraard hopen wij dat dit niet nodig is en werkgevers en werknemers snel weer van normale bedrijfsfeesten kunnen genieten. Mocht u voor die tijd overwegen een bedrijfsevent te organiseren, maar stoeit u, net als vele anderen, met wat nu wel en niet (arbeidsrechtelijk) mogelijk is in dat kader? Neem dan gerust contact met ons op.

HerikVerhulst N.V.

Sectie Arbeidsrecht:

Mieke Bestebreurtje E-mail | Profiel | 06-13762101	Helma van Dijk E-mail | Profiel | 06-11367770	Erick Hagendoorn E-mail | Profiel | 06-82360373
Arjen Kampherbeek E-mail | Profiel | 06-53388641	Laura Smit E-mail | Profiel | 06-33793451

 Deze publicatie heeft slechts ten doel algemene informatie te verschaffen omtrent de daarin opgenomen onderwerpen en vormt geen juridisch advies in een concrete zaak. Deze publicatie is met zorgvuldigheid samengesteld, maar HerikVerhulst N.V. aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de inhoud van deze publicatie. Aansprakelijkheid kan uitsluitend worden aanvaard voor concrete op verzoek uitgebrachte juridische adviezen.