Dag van de Scheiding | Publicaties

Zoek een advocaat


Bewaarplicht voor ondernemingen

Bewerkt op Fri Mar 13 13:16:42 2009
Het is bekend dat een onderneming verplicht is een zodanige administratie te voeren dat op ieder moment de rechten en verplichtingen van een onderneming kunnen worden gekend. Sancties op het verwaarlozen van het bijhouden van een administratie zijn zwaar. Te denken valt daarbij aan (privé)aansprakelijkheid van de bestuurder(s) in een faillissementsituatie, ontslag van bestuurders en diverse strafrechtelijke en civielrechtelijke aansprakelijkheden.

Het is bekend dat een onderneming verplicht is een zodanige administratie te voeren dat op ieder moment de rechten en verplichtingen van een onderneming kunnen worden gekend. Sancties op het verwaarlozen van het bijhouden van een administratie zijn zwaar. Te denken valt daarbij aan (privé)aansprakelijkheid van de bestuurder(s) in een faillissementsituatie, ontslag van bestuurders en diverse strafrechtelijke en civielrechtelijke aansprakelijkheden.

Het is verstandig omtrent de bewaarplicht beleid op te stellen. Het ontbreken daarvan kan zware consequenties met zich meebrengen.

Mede naar aanleiding van terroristische aanslagen is er discussie ontstaan over de bewaarplicht van documenten als hulpmiddel in de strijd tegen terrorisme. Veel Amerikaanse ondernemingen hebben een specifiek beleid dat betrekking heeft op het bewaren en vernietigen van documenten. Het beleid is vastgelegd in een zogenaamde "Document Retention Policy" (DRP). In Nederland is een DRP (nog) vrij onbekend.

Verjaringstermijn

Sedert 1994 is het ondernemingen toegestaan de gegevens van boeken en bescheiden – de jaarrekening uitgezonderd – op andere gegevensdragers dan papier op te slaan. Dit heeft vooral te maken met efficiëncy en kostenbesparing. Vanzelfsprekend dient te worden gedacht aan digitale opslag. Opmerking verdient dat de bewaarplicht los staat van diverse wettelijke verjaringstermijnen. Zo geldt bijvoorbeeld voor een vonnis een verjaringstermijn van twintig jaar. Verjaringsregels zijn wel relevant omdat deze termijnen automatisch de minimale termijnen zijn voor het beheren en bewaren van documenten die relevant zijn voor rechtsvorderingen. Vanzelfsprekend is aanbevelingswaardig de documenten zolang te bewaren totdat de kans op een (potentiële) jegens u gerichte rechtsvordering uitgesloten is.

Specifieke bewaarplicht

Diverse wetten kennen algemene bewaarplichten. Veelal hebben de regels daarin betrekking op de vorm waarin gegevens moeten worden bewaard en op bewaartermijnen. De algemene wettelijke bewaarplicht van boeken en bescheiden is minimaal zeven jaar. Voor bepaalde sectoren gelden er specifieke bewaarplichten of kunnen deze in de toekomst gaan gelden. Als voorbeeld moge dienen de omstandigheid dat er binnenkort specifieke bewaarplichten zullen gaan gelden voor alle telecom- en internetbedrijven binnen de Europese Unie. Deze specifieke bewaarplichten kunnen bijvoorbeeld tot doel hebben de opgeslagen gegevens beschikbaar te houden voor opsporingsdiensten in heel Europa ten behoeve van misdaadbestrijding.

Vraag juridisch advies

Aangezien voor elk type onderneming andere verplichtingen gelden, is het verstandig het bewaarbeleid eens goed onder de loep te nemen. Zo kan het namelijk zijn dat er voor uw sector naast de algemene een specifieke bewaarplicht bestaat. Daarnaast is het goed in kaart te brengen hoe, hoelang en waar het document dient te worden bewaard. De consequenties van het niet of niet op juiste wijze bewaren van documenten kan vervelende gevolgen hebben. Benader een juridisch specialist om u omtrent deze kwestie te informeren en wellicht is het mogelijk om in onderling overleg een op uw onderneming gerichte DRP op te stellen. Daarbij bent u zeker gebaat.




Abonneren op nieuwsbrief